BINUS Online Learning

Knowledge Management

Pertemuan 04

Tugas Pribadi 3

Berikan penjelasan dan sertai dengan contoh atau alasan untuk mendukung pandangan anda tentang aspek-aspek berikut :

(perhatikan untuk menjelaskan dan bukan menterjemahkan sesuai dengan isi slide)

1. Apa beda tacit knowledge dan explisit knowledge

Jawab :

Tacit knowledge merupakan pengetahuan manusia yang masih dalam bentuk konsep pemikiran mereka sendiri belum diolah untuk diaplikasikan dan belum dimodifikasi. Tacit Knowledge merupakan sebuah pengetahuan yang sulit dikomunikasikan kepada orang lain, baik dengan bahasa kata maupun tulisan, hanya pemilik pengetahuan sendiri yang memahaminya. Tacit Knowledge ini bisa ditangkap dengan beberapa cara, diantaranya dengan belajar kelompok, eLearning, Action Learning, dsb.

Contohnya, seorang koki hebat kadang ketika menulis resep masakan, terpaksa menggunakan ungkapan “garam secukupnya” atau “gula secukupnya”. Soalnya memang dia sendiri nggak pernah ngukur berapa gram itu garam dan gula, semua menggunakan know-how dan pengalaman selama puluhan tahun memasak. Itulah kenapa dikatakan bahwa pengetahuan kita jauh lebih banyak daripada yang kita ceritakan.

Explicit knowledge adalah model untuk memahami dunia dalam bentuk keahlian atau kognitif, diekspresikan dalam bentuk sistem, peraturan-peraturan, prosedur-prosedur dan tata cara kerja yang dipahaminya. Dapat juga sebagai pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.

Berbeda dengan tacit knowledge, explicit knowledge merupakan pengetahuan yang didapat dengan mengumpulkan, mengolah dan menghubungkan informasi-informasi yang diperoleh agar dapat diaplikasikan dan dikodifikasi dalam bentuk sistem, peraturan dll.

Berikut gambaran perbandingan antara Tacit Knowledge dengan Explicit Knowledge :

1. Bagaiman proses transfer diantara kedua knowledge tersebut pada orang-orang yang ada di organisasi

Jawab :

Kedua jenis (Tacit dan Explicit ) knowledge dapat dikonversi melalui empat proses konversi, yaitu : Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi dan Internalisasi

• Sosialization yaitu : proses sharing yang diciptakan berdasarkan interaksi dan pengalaman langsung, hal ini menyebakan terjadinya transfer tacit knowledge ke tacit kenowledge, contohnya seperti : percakapan
• Externalization yaitu : proses transfer knowledge berdasarkan dialog dan refleksi, menyebabkan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit knowledge misal : penulisan buku, diary, majalah,jurnal dll.
• Combination yaitu : proses transfer knowledge berdasarkan konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi misal : merangkum artikel, cerita,buku dll
• Internalization yaitu : proses transfer knowledge berdasarkan pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi. Misal : dosen yang mengajar

Proses Transfer Knowledge ini berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus dan menyebabkan knowledge terus berkembang dari waktu ke waktu.

1. Jelaskan beda dan struktur perubahan dari data, informasi dan knowledge

Jawab :

Data menurut wikipedia adalah catatan atas kumpulan fakta. Data belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Misalkan data jam kerja bagi karyawan perusahaan. Data ini kemudian perlu diproses dan diubah menjadi informasi.

Informasi itu sendiri adalah merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam mengambilan keputusan yang dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.

Sedangkan, knowledge atau pengetahuan sangat berbeda dari data dan informasi. Data adalah sekumpulan fakta yang di record. Informasi adalah data yang diproses sehingga memiliki arti, sedangkan knowledge (pengetahuan) adalah informasi yang kontekstual, relevant, dan dapat dilakukan. Secara sederhana, knowledge adalah informasi yang dilakukan.

Contoh penggabungan ke tiga konteks perubahan dari data, informasi dan knowledge adalah Misalkan data jam kerja bagi karyawan perusahaan. Data ini kemudian perlu diproses dan diubah menjadi informasi. Jika jam kerja setiap karyawan kemudian dikalikan dengan nilai per-jam, maka akan dihasilkan suatu nilai tertentu. Jika gambaran penghasilan setiap karyawan kemudian dijumlahkan, akan menghasilkan rekapitulasi gaji yang harus dibayar oleh perusahaan. Penggajian merupakan informasi bagi pemilik perusahaan. Informasi merupakan hasil proses dari data yang ada, atau bisa diartikan sebagai data yang mempunyai arti. Informasi akan membuka segala sesuatu yang belum diketahui dan memberikan knowledge bagi si penerimanya.

1. Jelaskan beda, maksud dan isi dari 3 model dasar Knowledge management (People, process dan technology)

Jawab :

Knowledge Management berinteraksi pada tiga elemen pokok dasar dalam KM yaitu :

• People yaitu : knowledge berasal dari orang/manusia dan merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru, tanpa adanya orang tidak akan ada knowledge. Didalamnya adalah : orang-orang dalam organisasi, perusahaan, wewenang
• Process yaitu : menangkap, menyaring, mengesahkan, mentranformasikan dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan berdasarkan proses/prosedur tertentu.
• Technology yaitu : Infranstruktur tekhnologi yang standard, konsisten dan dapat dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan dan merupakan faktor pembentuk Knoledge.

Ketiga elemen tersebut tidak hanya perlu, tetapi juga saling melengkapi antara satu dengan lainnya untuk membentuk suatu Knowledge managemnt.

1. Jelaskan core process dari KM ?

Jawab :

Core Proses dalam membangun KM yaitu :

• Identification : Tahapan awal dimana perusahan dituntut secara lengkap untuk dapat mengidentifikasi Knowledge Management yang dimilikinya. Dapat juga dikatakan sebagai identifikasi secara menyeluruh yang dimiliki perusahaan. Ini merupakan tahapan terpenting karena hasil identifikasi lahan ataupun bidang yang akan kita kelola.
• Acquisition : Pada tahap ini dituntut untuk dapat mengidentifikasi keadaan sekitar atau keadaan luar perusahaan yang berguna dan untuk dapat dimanfaatkan dalam mengembangkan kemampuan Knowledge perusahaan. Langkah/tahapan ini disebut juga dengan analisa pasar yaitu bagaimana agar dapat memanfaatkan peluang yang ada dipasar secara kreatif dan mengetahui tingkat persaingan.
• Development : Tahapan dalam membangun dan mengelola knowledge yang telah diidentifikasi baik internal maupun eksternal perusahaan, yaitu berupa : memecahkan permasalahan/memberikan solusi, menciptakan produk,skill, dan lebih menerapkan proses yang efisien.
• Sharing/Dostribution : Tahapan dalam mengelola knowledge yang telah dibangun dengan menggunakannya seefektif mungkin dan secara merata dalam suatu organisasi atau perusahaan. Pengelolaan knowledge tersebut dapat berupa : cara pemamfaatannya, hak akses penggunaanya, penyampaian/transfer sehingga knowledge berkembang untuk memajukan organisasi maupun perusahan.
• Utilization : Tahapan untuk menjaga efektifan dari knowledge yang digunakan dalam menjaga kestabilan dan target perusahaan. Sehingga memonitor dan menganalisa tingkat kemajuan dan kemunduran perusahaan dan memperbaiki metode salah yang digunakan.
• Retention : Tahapan dalam memastikan knowledge yang dimiliki agar tidak hilang/tetap dalam perusahaan dan memanfaatkannya sebagai knowledge yang dapat meningkatkan proses dan efektif untuk digunakan dalam organisasi maupun perusahaan tersebut. Tahapan ini dapat seperti inovasi-inovasi untuk memenuhi kebutuhan publik.